در تلاش برای تحول دیجیتال، سازمان ها اغلب منابع قابل توجهی را در فناوری ها و فرآیندهای جدید سرمایه گذاری می کنند، به این امید که از مزایای افزایش کارایی و مزیت رقابتی بهره مند شوند. با این حال، یک عامل مهم اما اغلب دست کم گرفته شده که به موفقیت یا شکست این ابتکارات کمک می کند، شکاف زبانی بین تجارت و فناوری اطلاعات است.
در بیش از 20 سال گذشته، ما با توجه به تجربه حضور در بازار تجارت و فناوری اطلاعات در پروژه های مختلف در هر اندازه ای، بررسی خواهیم کرد که چرا عدم همسویی یک چالش مهم در تحول دیجیتال محسوب شده و چگونه تجسم می تواند به عنوان یک راه حل قدرتمند برای پر کردن این شکاف عمل کند.
زبان تجارت و فناوری اطلاعات
در هر سازمانی، دو زبان متمایز صحبت می شود: زبان تجارت و زبان فناوری اطلاعات (IT). این زبان ها دارای واژگان، اولویت ها و اهداف منحصر به فردی هستند.
اهداف مختلف
رهبران کسب و کار معمولاً بر رشد درآمد، رضایت مشتری و سهم بازار تمرکز کرده و بر نتایج ملموس و بازده سریع سرمایه گذاری تأکید می کنند. از سوی دیگر، متخصصان فناوری اطلاعات معمولاً ثبات، امنیت و مقیاس‌پذیری سیستم را در اولویت قرار می‌دهند تا اطمینان حاصل کنند که زیرساخت‌های فناوری به خوبی و ایمن اجرا می‌شود.
این تفاوت در اهداف می تواند منجر به سوء تفاهم و ناهماهنگی در طول طرح های تحول دیجیتال شود. رهبران کسب و کار ممکن است بدون درک کامل چالش های فنی، اهداف تهاجمی را تعیین کنند، در حالی که متخصصان فناوری اطلاعات ممکن است ثبات را بر سرعت اولویت دهند.
واژگان مختلف
زبان کسب‌وکار حول مفاهیمی مانند بازگشت سرمایه (ROI)، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و سهم بازار می‌چرخد و بر نتایج نهایی و کسب‌وکار متمرکز است. برعکس، زبان IT شامل اصطلاحاتی مانند API (رابط برنامه نویسی)، DevOps (توسعه و عملیات) و SaaS (نرم افزار به عنوان یک سرویس) است که برای متخصصان فناوری اطلاعات حیاتی بوده اما ممکن است برای رهبران کسب و کار ناآشنا باشند.
هنگامی که تیم های تجاری و فناوری اطلاعات با استفاده از زبان مربوطه خود ارتباط برقرار می کنند، سوء تفاهم ها و تفسیرهای نادرست رایج است. برای مثال، یک رهبر کسب و کار ممکن است درخواست «تجربه روان‌تر مشتری در حین پرداخت سبد خرید» داشته باشد، در حالی که بخش فناوری اطلاعات به این فکر می‌کند که چه تعداد رابط و یکپارچه‌سازی پرداخت باید لمس شود و چه تعداد از منابع کمیاب موجود برای دریافت این موضوع در دسترس است. نکته حائز اهمیت آن است که هر دو طرف تصویری در سر دارند که در حال حاضر با هم هماهنگ نیستند.
یکی از راه‌های پر کردن شکاف این است که رهبر کسب‌وکار یک «چرا» خوب ارائه دهد، تا نشان دهد درخواست آنها چگونه برای مشتری تفاوت ایجاد می‌کند. بر اساس تجربه ما، ترسیم سفر کاربر به صورت تصویری و استفاده از آن برای کمک به توضیح هدف برای کارشناسان فناوری اطلاعات کمک می کند. به‌جای صحبت در مورد نیازهای بی‌معنا، در یک داستان صحبت کنید که این می تواند به بخش IT کمک کند تا جهان خود را مطابقت دهد.
سه مرحله برای تجسم
تجسم می تواند راه حلی قدرتمند برای پر کردن شکاف زبانی بین تجارت و فناوری اطلاعات باشد و شانس تحول دیجیتال موفق را افزایش دهد. با توجه به تجربه من، بهترین نقطه شروع، نقشه سفر کاربر بوده که یک “سند تجسم سازی است که مراحلی را که کاربر در یک فرآیند برای رسیدن به یک هدف انجام داده را نشان می دهد.” این می‌تواند جرقه‌ای برای گفت‌وگو باشد و از آنجا، الزامات سطح بالای پیشنهاد می‌تواند به معماری فناوری اطلاعات نگاشت شود تا شکاف‌های احتمالی نشان داده شود. سپس، می‌توانید از مدل‌های فرآیند و ماکت‌ها برای پر کردن فضای خالی بین نقشه سفر کاربر و معماری فناوری اطلاعات استفاده کنید. با وجود تمام این لایه‌های بصری، به نظرم به طور کلی آسان‌تر است که در مورد الزامات دقیق باشید، پروژه را هدایت کرده و انتظارات ذینفعان خود را مدیریت کنید.
بیایید این سه مرحله از فرآیند تجسم را بررسی کنیم.
1. نقشه برداری سفر کاربر
نقشه سفر کاربر یک نقطه شروع عالی برای مکالمه است. می‌توانید از طریق نقشه (که می‌توان آن را روی تخته سفید شروع کرد) تا ایده قدم بزنید و با «بیان چرایی» پیشنهاد خود را به کارشناسان فناوری اطلاعات خود منتقل کنید. در حالت ایده‌آل، طرف IT با چاپی از معماری خود به جلسه می‌آید و در حالی که نقشه سفر توضیح داده می‌شود، می‌تواند تشخیص دهد که کدام بخش از پشته فناوری اطلاعات از دید شما پشتیبانی می‌کند یا جایی که شکاف‌های احتمالی وجود دارد را شناسایی می کند. وقتی این کار به درستی انجام شود، می تواند همسویی و اعتماد به نفس را در هر دو طرف ایجاد کند.
2. مدل سازی فرآیند
هنگامی که نقشه سفر کاربر خود را تهیه کردید، فرآیند را به بخش هایی تقسیم کنید و آنها را در اسلایدهای جداگانه پاورپوینت (PPT) قرار دهید. این تصاویر را به‌عنوان «مسیرهای شنا» با سیستم‌ها یا بازیگران مربوطه در خطوط جداگانه نشان دهید. به خاطر داشته باشید که این هنوز یک دیدگاه سطح بالا بوده و به منظور کمک به جرقه زدن مکالمات بیشتر است. اگر مدل اول را بیش از حد به جزئیات بپردازید، ممکن است در نهایت نیاز به بازنگری چندین بار در آن داشته باشید، که می تواند باعث ناامیدی و حتی سردرگمی شود.
3. نمونه سازی و مدل سازی
هنگامی که فرآیندها (و سیستم های درگیر) سطحی از وضوح به دست آوردند، نمونه سازی می تواند شروع شود. مهم است که قبل از شروع نمونه‌سازی به یک سطح اولیه از همسویی بین تجارت و فناوری اطلاعات برسید. اگر این فرآیند خیلی زود شروع شود، احتمالاً IT پس‌اندازی خواهد داشت، زیرا آنچه نشان داده می‌شود هنوز هم عمدتاً یک رویا است بدون پایه و اساس محکم در مورد چگونگی تحقق آن. بحث راه حل ها باید به طور مشترک با تجارت و فناوری اطلاعات روی میز انجام شود. هنگامی که فرآیندها و راه‌حل‌ها به خوبی تعریف شده‌اند، می‌توانید ماکت‌هایی را برای استحکام بخشیدن به الزامات نهایی ایجاد کنید.
چندین راه حل پیچیده برای این نوع مدل سازی یکپارچه در بازار وجود دارد، اما اگر راه حلی ندارید، ناامید نشوید. می‌توانید به سادگی از یک تخته سفید دیجیتال یا فیزیکی شروع کنید، اطلاعات را به PPT منتقل کنید و جزئیات بیشتری را در ابزارهایی مانند Visio یا Miro اضافه کنید.
ضرب المثلی وجود دارد که می گوید قوی ترین ایده تجاری را می توان در پشت دستمال توضیح داد. ما معتقدیم که همین امر در مورد شروع مکالمه بین تجارت و فناوری اطلاعات نیز صدق می کند. قدرتمندترین نوآوری‌ها می‌توانند با یک اسلاید PPT شروع شوند که یک طرح کلی بصری ارائه داده و مکالمه را آغاز می‌کند.
نتیجه
تحول دیجیتال برای سازمان هایی که در تلاش برای ماندن در رقابت و نوآوری هستند، اهمیت بیشتری پیدا می کند. با این حال، مانع زبانی بین تجارت و فناوری اطلاعات می تواند مانع بزرگی باشد. تجسم می تواند ابزار ارزشمندی برای پر کردن این شکاف باشد و زبان مشترکی برای ارتباط، درک و همکاری فراهم کند. با ادغام تجسم در طرح‌های تحول دیجیتال، سازمان‌ها می‌توانند شانس موفقیت خود را افزایش داده و اطمینان حاصل کنند که همه در یک صفحه هستند.